En ITEXON siempre hemos apostado por ofrecer a nuestros clientes la máxima calidad en nuestros productos y servicios. Para lograr este objetivo, nos esforzamos a diario en controlar de manera contínua la calidad en todos nuestros procesos.
Más allá de la propia experiencia de nuestros clientes, queríamos que un organismo externo puediese validar este esfuerzo, y certificar que realmente nuestros servicios y productos cumplen con los estándares de calidad requeridos por el mercado.
En cuanto a los clientes, garantiza un incremento de su satisfacción y una seguridad a la hora de ponerse en nuestras manos. En lo referente a la gestión interna, nos sirve de estímulo para trabajar en la mejora continua y para incrementar la participación y motivación de los empleados, mejorando a su vez la gestión de los recursos.
Qué es
La Norma ISO 9001:2015 es la base del Sistema de Gestión de la Calidad – SGC. Es una norma elaborada por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) que se aplica a los Sistemas de Gestión de Calidad de organizaciones públicas y privadas, independientemente de su tamaño o actividad empresarial. Esta se centra en todos los elementos de la gestión de la calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios, y con ello mejorar la satisfacción del cliente.
Los procesos de gestión del cambio que introduce la ISO 9001 son herramientas que anticipan los cambios, considerando como objetivo la integridad del sistema de gestión de la calidad, la disponibilidad de recursos y la asignación de responsabilidades.
Pero, ¿cómo lo hemos conseguido?
Paso 1. Diagnóstico inicial
En esta primera fase se realiza un diagnóstico para conocer el funcionamiento de la empresa y el grado de cumplimiento de la actual forma de trabajo de la organización respecto a los requisitos de la norma ISO 9001:2015. Teniendo en cuenta dicho diagnóstico se realiza una planificación de trabajo para definir cómo va a ser el desarrollo del proyecto. Será fundamental la implicación de la Alta Dirección, puesto que se le exige un claro compromiso, comenzando, en este primer paso, por definir el alcance de certificación.
En esta fase es conveniente designar a la persona de la empresa que liderará el proceso de implantación del sistema de gestión (Responsable del Sistema), la cual actuará como coordinadora de los trabajos e interlocutora con la entidad de certificación. También reportará a Dirección acerca del proceso de implantación, transmitiéndole las necesidades de recursos para una exitosa culminación del proceso.
Paso 2. Elaboración de la documentación del sistema
En esta etapa se definen aspectos clave del Sistema de Gestión de la organización y se procede a la elaboración de la documentación que formará dicho Sistema. Para ello se utilizará toda la información obtenida en la fase del diagnóstico y la que sea necesario recabar posteriormente, para lograr el diseño de una documentación que sea lo más práctica y útil posible para la organización y que garantice el cumplimiento de la norma a implantar.
Paso 3. Implantación y puesta en marcha del sistema
A medida que se va diseñando la documentación del Sistema de Gestión de Calidad se irán implementando los procedimientos y registros en todos los procesos contenidos en el alcance. Además, en todas aquellas áreas en las que se hayan implantado los procedimientos se realizará un seguimiento que permita verificar la bondad del sistema diseñado. De esta forma se podrán efectuar a tiempo las correcciones oportunas encaminadas a obtener un resultado satisfactorio.
Paso 4. Auditoría Interna
Una vez finalizada la fase de implantación, y tras la generación de los registros pertinentes por parte de la organización, se comprobará el cumplimiento del Sistema de Gestión desarrollado mediante la realización de una Auditoría Interna. La finalidad de esta auditoría es detectar posibles desviaciones y alcanzar el ajuste final del sistema. Como resultado de esta auditoría, se elaborará un Informe en el que se reflejarán los resultados de esta, y en base a ellos se podrán subsanar las posibles deficiencias que pudieran detectarse antes de encaminarse al paso de la certificación.
Para que la auditoría interna sea eficaz, habrá de ser efectuada por personal debidamente cualificado. Para ello será fundamental que el equipo auditor se encuentre formado en la ISO 9001 y que, además, conozca la actividad de la empresa. Adicionalmente será imprescindible que el auditor interno sea imparcial e independiente de los departamentos auditados.
Paso 5. Auditoría de Certificación
Una vez que se haya verificado que el Sistema de Gestión de Calidad cumple con los requisitos de la norma ISO 9001:2015, la organización deberá elegir una entidad certificadora acreditada por ENAC y comenzar con el proceso de certificación.
La auditoría de certificación se realizará en dos fases, una Fase 1 en la que los auditores verificarán in situ si el diseño del sistema de gestión es adecuado para sus procesos y que cumple, a grandes rasgos, con los requisitos de la norma.
Y una Fase 2 en la que los auditores verificarán in situ la implementación de las mejoras propuestas durante la Fase 1 y el cumplimiento de lo establecido en el Sistema de gestión de calidad en todos los procesos de la empresa, haciendo hincapié en los operativos. Tras la finalización de la auditoría elaborará un informe para determinar la conformidad del Sistema de Gestión, con respecto a las exigencias de la norma a certificar.
Si el resultado de la auditoría ha reflejado alguna no conformidad, la entidad certificadora establece un plazo para proponer las acciones correctivas correspondientes, para lo que se elaborará un Plan de Acciones Correctivas (PAC)
Después de conseguir la Certificación ISO 9001 es necesario su mantenimiento, puesto que el certificado se concede por tres años, debiendo realizar auditorías de seguimiento anuales y una auditoría de re-certificación, a los tres años.
Ventajas de cumplir con la norma ISO
- La satisfacción del cliente, mediante la entrega de productos o servicios de calidad que cumplan con los requisitos que se hayan establecido.
- La reducción de costes, a través de la mejora continua en los procesos y la resultante eficacia operativa.
- La minimización de errores, gracias a técnicas de trabajo mejor definidas.
- La mejora en las relaciones entre las partes interesadas, comprendiendo personal, clientes y proveedores.
- La mejora en la gestión de los riesgos, mediante una mayor consistencia y trazabilidad de los servicios y productos.
- La mejora en las condiciones de los trabajadores, por lo que se produce un incremento notable en su motivación y nivel de compromiso.
El alcance que hemos determinado para esta certificación ha sido: