Resumen:
Te hablamos de la utilidad de los estudios de tiempo, además te damos una serie de pautas para implementarlos en tu empresa y optimizar sus procesos.
Hacer algo por costumbre puede ser perjudicial a distintos niveles, pero aún más si cabe en el ámbito empresarial. Esto puede dar lugar a una cadena de sucesos mal planteados que poco a poco suman sus ineficiencias, resultando en una pérdida de tiempo y recursos valiosos para tu negocio en el proceso. Pues existe un método que sirve para determinar la eficiencia de cualquier proceso dentro de una empresa: el estudio de tiempo. Deja que te hablemos de él.
¿Qué es un estudio de tiempo?
Es una técnica de análisis que permite determinar el tiempo necesario para realizar tareas específicas y así identificar ineficiencias y áreas de mejora. El objetivo de esta técnica es descomponer las tareas en sus componentes básicos, medir el tiempo que tarda cada uno de ellos y analizar los datos para encontrar formas de optimizar el flujo de trabajo. Este enfoque permite estandarizar las mejores prácticas y eliminar el tiempo perdido, lo que resulta en una mayor productividad y eficiencia.
¿Cómo se realiza un estudio de tiempo?
Antes de iniciar el estudio, es importante definir claramente los objetivos y el alcance al que se pretende llegar con el análisis. Esto podría incluir identificar la tareas específicas o procesos completos que se desean analizar. Tras determinar esto, estos son los pasos a seguir:
- Selección de la tarea o proceso a estudiar: Para este caso pondremos como ejemplo la creación y programación de publicaciones en LinkedIn, donde la intención sería reducir el tiempo que se dedica a la creación de contenido para así disponer de más tiempo en las interacciones con otros usuarios de la red.
- División de la tarea en elementos: Descomponer la tarea o proceso en sus componentes básicos para facilitar una medición precisa de cada parte. En este caso, el usuario primero realizará el copy de la publicación y seleccionará hashtags apropiados, para luego crear un diseño acorde con lo que se comunica o buscar una imagen que se conecte al contenido del post. Después pasará a decidir el tramo horario ideal para la publicación para terminar midiendo los resultados obtenidos a corto plazo.
- Observación y medición: Utilizar herramientas de medición para registrar el tiempo que tarda cada elemento en completarse. Existen diversas herramientas para esto, RescueTime por ejemplo. En este caso, diremos que el trabajador ha tardado una hora en elegir el tema y redactar los textos, diez minutos en elegir los hashtags adecuados, dos horas en el diseño y se ha puesto una alarma para compartir el post a una hora determinada.
- Registro de datos: Documentar todos los tiempos y observaciones relevantes sobre cómo se realizan las tareas, incluyendo variaciones en el rendimiento y métodos de trabajo.
- Análisis de datos e implementación de mejoras: Evaluar los datos recopilados para identificar patrones, cuellos de botella y áreas de ineficiencia. Recomendar e implementar cambios en los métodos de trabajo, capacitación del personal y el uso de nuevas herramientas o equipos. Para el ejemplo, determinaremos que el usuario podría reducir los tiempos de redacción si utiliza plantillas o técnicas de narración populares como base, también se eliminarán los hashtags de la publicación ya que no causan impacto en LinkedIn. A su vez, se usará una herramienta de apoyo como Authored para programar el post y analizar las estadísticas del alcance e impacto causados, ya que extiende y mejora las funcionalidades base de LinkedIn.
Una vez hecho todo esto, es recomendable repetir el ciclo de estudio para buscar optimizar aún más el proceso seleccionado. También es posible que según la empresa y el nicho en el que opera, no existan herramientas adecuadas para la optimización de según que procesos debido a su complejidad. Pues es ahí donde entra ITEXON, ya que hemos trabajado con todo tipo de empresas para desarrollar software a la medida de sus negocios, automatizar procesos y mejorar su infraestructura. Contacta con nosotros si te has encontrado este problema o quieres optimizar tu empresa, estaremos encantados de asesorarte.